Как оформить командировку – приказ на командировку
Правильное оформление рабочей поездки сотрудника поможет оптимально учесть и обосновать командировочные расходы. Начинается оно с подготовки и издания приказа, в котором конкретным сотрудникам компании поручается определенная работа с выездом в другой населенный пункт.
Как правильно оформить командировку в 2017 году
Оформить выезд по служебным делам стало гораздо проще. По действующим нормам из документов на командировку требуется оформить только приказ о командировании сотрудника, удостоверение выписывать не нужно. Если он выезжает на автомобиле, понадобится оформить служебную записку. При возвращении с задания, требуется представить авансовый отчет с сопроводительными бумагами.
В определенных ситуациях работнику может потребоваться подтверждение его отсутствия в месте постоянного проживания. Справка о его пребывании в другом городе с целью выполнения трудовых обязанностей, может потребоваться для предъявления в учебное заведение для переноса экзаменов, в управляющую фирму для пересмотра расчетов стоимости услуг ЖКХ и т. п. Директор не вправе отказать сотруднику компании в выдаче такой бумаги. Он обязан оформить соответствующую справку в трехдневный срок. В справке подтверждается, что сотрудник трудится в данной компании, и в указанные даты пребывал в другом городе с целью выполнения служебных задач. Ставится подпись ответственного лица, печать учреждения.
Положение о командировках — образец 2017
Данный документ отражает как ключевые моменты организации служебных поездок, так и специфику, присущую конкретной компании. Оговариваются порядок установления срока и режима поездок, их документальное оформление, оплата поездок в выходные дни, порядок представления отчетности по расходам.
В положении устанавливаются нормативы по суточным. С января нынешнего года внесено изменение в порядок уплаты страховых взносов с суточных. Ранее они были освобождены от таких вносов. Теперь превышение 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок будет облагаться платежами в бюджет.
Исходя из этих новых правил, работодателям нужно принять решение либо об уменьшении размера суточных либо о сохранении их без изменений.
Приказ о направлении в командировку – образец
Для издания приказа компания вправе использовать либо унифицированную форму, либо форму, разработанную непосредственно в компании (со всеми должными реквизитами). В приказе указывается исполнитель и цель служебного задания, адрес назначения, ставится подпись директора компании или его заместителя.
Приказ об отмене командировки и переносе
Подобный документ издается с учетом обстоятельств. Например, при временной утрате у сотрудника трудоспособности рабочую поездку необходимо отменить. Ее продолжение в случае заболевания сотрудника возможно только при его письменном согласии.
На практике, такие случаи, как отзыв работника из командировки по семейным или личным обстоятельствам, из-за погодных условий, а также из-за других форс-мажорных обстоятельств, закрепляются в вышеуказанном положении.
Приказ об отмене рабочей поездки издается на основании должностной записки, в которой указываются причины отмены. Выданные подотчетные средства возвращаются в кассу компании. Если часть средств была потрачена, оформляется авансовый отчёт, сдаётся их остаток. Срок возврата определяется руководителем в документе об отмене.
Оформление приказа о переносе служебной поездки осуществляется в таком же порядке.
Продление командировки как оформить?
Процедура продления сроков рабочей поездки включает в себя:
- извещение работодателя или работника о необходимости продления сроков командирования;
- оформление докладной об основаниях для продления;
- издание распорядительного документа о продлении.
Содержание документа должно включать:
- обоснования увеличения срока работы;
- новую дату исполнения рабочего задания;
- указание бухгалтеру о выдаче дополнительных подотчетных средств.
Увеличение продолжительности пребывания сотрудника в поездке возможно лишь с его согласия.
Командировка на личном транспорте – оформление документов
Когда сотрудник использует в поездке свой автомобиль, бумаги на его отправление оформляются в обычном порядке. Особенности заключаются в подготовке и сдаче отчетных документов.
Если сотрудник использует личный транспорт, им составляется соответствующая записка. Записка пишется в свободной форме. По приезду он представляет в виде отчета ее, путевой лист и другие подтверждающие бумаги.
В случае выезда группы сотрудников на машине одного из них, путевой лист оформляется только на него.
Когда бензин оплачивает только один водитель, другие сотрудники не представляют документы с автозаправок.
Суточные в командировках в 2017 году – размер по России
Суточные представляют собой дополнительные расходы командированного. Сюда входят траты на питание и другие траты, которые сотрудник вправе посчитать необходимыми для своего удобства в месте пребывания.
В 2017 году их максимальный размер, не подлежащий обложению НДФЛ — 700 рублей в день по России.
Расчет суточных осуществляют по числу дней поездки, включая:
- дни в дороге;
- праздничные и выходные;
- незапланированные остановки.
По этому виду расходов командированный не отчитывается.
Размер суточных при командировке за границу
При загранкомандировках предел дополнительных расходов, необлагаемых обязательными платежами, составляет 2500 руб. в день.
Расчет указанных суточных совершают по количеству дней, проведенных командировочным за пределами РФ. Необходимо учитывать, что при выезде в Казахстан, Белоруссию и другие страны СНГ, факт пересечения границы в загранпаспорте не отмечается. В целях расчета суточных день пересечения границы с этими странами устанавливается по проездным документам.
